Chi di noi non si è mai trovato a pensare: "oddio, che palle, tra poco un'altra inutile riunione".  Le riunioni, specie quelle programmate e scadenzate, posso essere una gran perdita di tempo, possono addirittura rivelarsi controproducenti per il team.

La risposta al titolo ve la darò subito: certo. Le riunioni servono davvero, a patto di aver ben compreso lo scopo del perché ci si incontra a parlare e discutere. Proviamo ad analizzare assieme la questione.

E' indubbio che un singolo lavoratore, magari responsabile di un progetto, può risolvere tutto da solo, senza consultare nessuno e risolvere eventuali dubbi con una email, una telefonata oppure una semplice conversazione alla macchinetta del caffè. Sembrerebbe ottimo, con la produttività a mille e zero spreco di tempo. Perché  siamo sempre tutti troppo impegnati e pure le cose da fare sembrano non finire mai. Bisogna correre.

Proviamo a vedere la cosa da un'altra angolazione. Nell'ambiente di lavoro, specie se si cerca di avere un approccio innovativo, le persone contano. I team affiatati contano. L'uomo è una specie umana ed in quanto tale ha bisogno di socializzare, di riunirsi a piccoli gruppi, magari ad intervalli regolari e frequenti. Un'azienda che non favorisce le riunioni, i momenti di incontro, finirà per essere un mero luogo di lavoro, in cui le persone fanno il loro, non socializzano e non si affezioneranno all'azienda. E questo è un peccato. Perché il potenziale rimane inespresso, le informazioni non girano e nessuno sarà in grado di generare empatia. Fondamentale per lavorare in squadra.

Abbiamo provato tutti lo sconforto dell'isolamento durante il lockdown nella prima parte della pandemia. All'inizio tutti felici. Finalmente in pace. Finalmente lavorerò con i miei tempi. Che bello, non dovrò confrontarmi con quell'antipatico di collega. Ma, ne sono convinto, alla fine abbiamo tutti sentito la mancanza del contatto umano, delle due parole tra colleghi, della battutina e del pettegolezzo.

Le riunioni in videoconferenza hanno preso piede, ma non sono la stessa cosa. Mancano le dimensioni sociali. Abbiamo solo il video e l'audio. Ci manca tutto il resto. Manca l'empatia. Mancano gli sguardi, i gesti, le sensazioni che solo un incontro faccia a faccia consente di avere. Nessuno mette in dubbio l'utilità e la comodità delle riunioni da remoto. Ma non sono sicuramente piacevoli.

Proviamo quindi ad individuare il significato delle riunioni. Cerchiamo di capirne lo scopo. Eccone un breve elenco:

• la riunione definisce il team, la squadra ed il gruppo di lavoro. Chi partecipa alla riunione si sente parte di un gruppo. Chi non è stato invitato, ovviamente, non lo sarà. Non sarà quindi parte del progetto. In riunione si percepisce quindi di essere parte di un team, si identificano i ruoli e si percepisce chiaramente il proprio compito. Ci si sente importanti. Per sè e per il gruppo.
• la riunione permette di scambiare informazioni e conoscenze. Ogni argomento affrontato ed ogni parola detta nel corso di un incontro diviene bagaglio di tutti. Ogni team crea e scambia le proprie competenze, e questo è fondamentale per la crescita di ogni membro partecipante. Il gruppo diventa un aggregatore di conoscenza, perché ognuno saprà anche tutto ciò che gli altri sanno. Questo permette tutti i membri di svolgere il proprio lavoro in modo più intelligente e di aumentare notevolmente la velocità e l'efficienza di tutte le comunicazioni. In caso di incomprensioni il gruppo saprà individuare e chiarire immediatamente ogni sfumature, garantendo chiarezza ed uniformità di vedute.  
• la riunione permette di concentrarsi su ciò che davvero conta. La semplice attività di scambio di informazioni e idee che i membri hanno acquisito separatamente o in gruppi più piccoli dall'ultimo incontro è un contributo importante alla forza del gruppo. Interrogando e commentando nuovi contributi, il gruppo esegue un importante processo "digestivo" che estrae ciò che è prezioso e scarta il resto. Si decide assieme ciò che conta e ciò che può essere accantonato. Ma tutti i membri saranno in futuro in grado di recuperare un'informazione magari ritenuta precedentemente non significativa.
• la riunione permette di generare molte idee e punti di vista. Pensiamo ad esempio alla pratica di brainstorming oppure di design thinking. E' indubbio che un gruppo di persone, magari affiatate, che si riuniscono può spesso produrre idee, piani e decisioni migliori di quanto possa fare un singolo individuo o un numero di individui, ognuno dei quali lavora da solo. Questa capacità di aumentare la capacità di pensiero e di condividere conoscenze è chiamata "la mente sociale". E' come se l'unione delle menti riuscisse a partorire migliori e maggiori risultati. La condivisione di idee permette di moltiplicarle e di trovare altrettante nuove idee.
• la riunione permette di capire l'obiettivo del lavoro che si sta facendo.Ogni individuo è in grado di comprendere meglio le ragioni del proprio lavoro, di individuarne lo scopo e di adeguarsi al passo del team. Ciò permette di non perdersi in cose inutili e di mantenere la concentrazione sull'obiettivo comune.
• la riunione permette di rendere innocui i pareri contrastanti alla maggioranza. Una volta che qualcosa è stato deciso assieme, anche se inizialmente hai argomentato contro la scelta, la tua appartenenza al gruppo comporta l'obbligo di accettare la decisione. L'alternativa sarebbe quella di lasciare il gruppo, ma le conseguenze sarebbero probabilmente piuttosto nefaste. Tenete conto che gran parte delle discussioni che nascono nelle riunioni non riguardano la scelta fatta, quanto il modo in cui è stata presa. Spesso il risentimento deriva dal non esser stati consultati prima dell'incontro, cosa che talvolta accade davvero. Per la maggior parte delle persone quasi sempre è sufficiente sapere che le loro opinioni sono state ascoltate, discusse e considerate. Possono rimpiangere di non essere stati seguiti, ma accettano il risultato. Soprattutto, potranno un domani affermare: "io ve l'avevo detto".
• dalla riunione escono decisioni vincolanti per tutti i membri e facilmente difendibili. Proprio come la decisione presa in riunione è vincolante per tutti i partecipanti, così le decisioni di una riunione di persone hanno un'autorità maggiore di qualsiasi decisione presa da un singolo esecutivo. È molto più difficile contestare una decisione del consiglio di amministrazione che dell'amministratore delegato che agisce da solo. L'autorità decisionale di una riunione è di particolare importanza per le politiche e le procedure a lungo termine. Oltretutto, una decisione presa in riunione, per il singolo, appare molto meno rischiosa, perché si è inconsciamente consapevoli di poter scaricare la colpa anche sugli altri. Una sorta di mal comune, mezzo gaudio.
• la riunione potrebbe essere un raro momento per mostrare il leader. Accade spesso che la gente si ritrovi a lavorare in maniera autonoma, facendo riferimento direttamente al capo o dirigente. La riunione permette invece al capo di essere percepito come un leader e non come un semplice burocrate a cui spetta solo la firma. Un capo che partecipa attivamente alla riunione, ascolta, dirige, chiede e si informa sarà percepito e potrà davvero comportarti da leader, diventano per l'intero gruppo, il punto di riferimento.
• la riunione è il luogo in cui - talvolta - le persone si affrontano per misurare la propria forza. Capita purtroppo che le discussioni all'interno delle riunioni sfocino in vere e proprie battaglie, in cui ciascuno deve dimostrare di essere più forte e più potente degli altri. Capita. E' normale che le persone provino costantemente a definire il proprio stato. Come è normale che esistano sentimenti reciproci come l'antipatia oppure la competizione. Sta nel leader riuscire a non perdere la guida della riunione, separando i contendenti e riportando la calma.

In conclusione, ho indicato brevemente le ragioni per le quali le riunioni sono utili. Aiutano a formare il team, a far circolare le idee e le informazioni, e permettono di rendere migliore l'ambiente di lavoro.

Conosco già la vostra obiezione: quello che hai scritto funziona solo in certe aziende e quando le riunioni sono tenute in un certo modo. Va bene. Accetto l'obiezione e vi prometto che nel prossimo post proverò ad aiutarvi a tenere delle riunioni meno pallose ed inutili.