Le presentazioni in powerpoint (ormai standard di mercato) sono diventate imprescindibili in molte riunioni ed in tutti i momenti in cui qualcuno deve spiegare ad altri un argomento. Sono inoltre la base di tutti i corsi di formazione online. Sono importanti e bisogna saperle fare nel modo migliore.

Ho assistito ad alcune lezioni loro memorabili, con momenti toccanti ed emozionanti. Presentazioni che mi hanno fatto pensare "però, che figo questo relatore". Ma, molto spesso lo stato dell'arte è diverso. Al di là dei primi momenti in cui si inquadra il relatore e l'argomento, soprattutto il modo in cui quest'ultimo verrà affrontato, si finisce per cadere in una noia, un torpore, in una sonnolenza che nemmeno in fase digestiva ad un pranzo di matrimonio.

Proviamo a capire come rendere sopportabili le nostre presentazioni. Cercherò di elencare alcuni punti che tutti dovremmo ricordare andando a preparare una presentazione ed a progettare una serie di slide.

• Le slide sono un aiuto visivo alla comunicazione verbale, non sono loro il mezzo principale. Le immagini presentate devono quindi essere un mero supporto visivo al discorso, perché ciò che conta sono le parole dette, non quelle lette sulla lavagna o sul video. Il segreto è quindi inserire poco testo. Ricordate che l'attenzione della gente non è multitasking: o si ascolta il relatore, o si leggono le slide.
• Le slide servono ad imprimere il ricordo visivo dell'argomento esposto. Devono quindi essere di aiuto al relatore affinché le persone comprendano meglio il discorso. Nella mente delle persone si creano spesso due rappresentazioni mentali dello stesso concetto, una visiva e l'altra legata all'ascolto. Per assurdo, una presentazione in grado di stimolare tutti e cinque i sensi sarebbe perfetta. Ma, come è facile capire, in fase di presentazione solo udito e vista possono essere facilmente utilizzati. Bisogna quindi essere attenti nell'usare le immagini appropriate, i colori corretti, a posizionare gli elementi in maniera corretta ed ha colpire stimolando un'emozione. Perché l'emozione sarà in grado di fissare per sempre il concetto nella testa di chi ascolta. La coerenza tra quanto presentato a video e quanto detto a parole sarà in grado di migliorare la comprensione del messaggio.
• Quando create delle slide, pensate di dover creare un cartellone pubblicitario stradale oppure una pubblicità su un giornale. Questo è un consiglio banale, ma che aiuta però a capire l'obiettivo del lavoro che si sta facendo. Le pubblicità visive e statiche sono delle foto, che trasmettono un'emozione, che stimolano un pensiero ed un sentimento. Le slide delle presentazioni non devono essere dei testi da leggere, ma un momento di emozione che, al momento giusto, il relatore affiancherà alle sue parole. Devono fissarsi nella testa e devono ricordare il concetto detto verbalmente. Cercate l'impatto emotivo.
• Quando create le slide, ricordatevi della vostra maestra che scriveva alla lavagna. Questo concetto riprende il punto precedente. Quando si era a scuola, l'insegnante utilizzava la lavagna per scrivere dei concetti, dei piccoli punti che sintetizzavano la lezione verbale che stava svolgendo. Non ci si trovava tutto il discorso scritto alla lavagna, ma solo delle parole chiave e degli schemi utili a memorizzare i concetti. Le slide non devono avere troppo testo, perché non sono degli appunti, ma solo un aiuto al relatore per far ricordare qualcosa di importante.
• Preparatevi il discorso, non leggete le slide. Parlare in pubblico, dovendo spiegare un argomento, implica che chi espone, sia preparato sulla materia. Le presentazioni peggiori, quelle che dopo qualche secondo la gente inizia a non seguire, a sbadigliare ed a sognare che finisca in fretta, sono quelle in cui il relatore legge le proprio slide. Le slide non devono essere gli appunti del relatore, nemmeno un promemoria su cosa dire e per mantenere il filo del discorso. La presentazione deve essere verbale. Incisiva. Il relatore deve guardare il proprio pubblico e le slide devono solo avere l'effetto "wow", per fissare i concetti e mantenere viva l'attenzione.
• Una presentazione è perfetta quando, rileggendo le slide, esse sono prive di senso. Si, lo capisco, questa sembra una provocazione. E' vero, ma solo in parte. Se voi prendete una slide e rileggendola, senza le parole del relatore, capite che è priva di senso, questo è ottimo, significa che la presentazione è fatta bene. Le slide non devono essere comprensibili perché il loro obiettivo è supportare il relatore. Ma il relatore deve essere il centro della presentazione. Una soluzione pratica a questo punto, viene talvolta, se necessario e richiesto, dal consegnare, meglio dopo la presentazione, una breve relazione scritta con l'esposizione argomentata dei concetti trattati.
• Una slide perfetta è quella con un'immagine ed un breve testo. Le immagini devono colpire, devono suscitare un'emozione. Funzionano molto bene quelle che fanno capire il concetto ed il sentimento che vogliamo far passare con il messaggio verbale. Il testo deve essere un supporto al concetto. Un breve appunto, per aiutare ed indirizzare il pensiero a ciò che si vuole trasmettere. Evitare gli elenchi puntati, che tanto non legge nessuno. E se qualcuno legge il testo, significa che non vi sta ascoltando.
• La presentazione deve essere armonica, uniforme e coerente. La forma conta. E come potrebbe non essere importante in qualcosa che deve essere presentato a video? Lo stile grafico deve essere unico ed uniforme su tutte le slide, deve rispettare lo stile di chi presenta, per comunicare al meglio l'argomento. Deve essere semplice, immediato, facile da capire, bello esteticamente. Immagini, colori e template sono fondamentali. Sceglieteli con cura, saranno il vostro biglietto da visita.