Ci siamo lasciati nel precedente post con una promessa: avrei cercato di spiegare come migliorare le riunione. Ecco qualche suggerimento.

Sembrerà ridicolo, ma sono convinto che le migliori riunioni cui ho partecipato siano quelle in cui il dibattito è stato acceso ed intenso. A tratti quasi una discussione. Un bravo capo non lascia mai che la riunione sfoci in una litigata, permette la discussione, ma garantisce che i toni non decadano e soprattutto che al termine dell'incontro i partecipanti si portino via qualcosa di utile e costruttivo. Meglio ancora che si lascino con una stratta di mano ed una pacca sulla spalla.

Scopo delle riunioni è proprio quello di confrontarsi e di condividere ciascuno le proprie idee, anche se contrastanti rispetto a quelle altrui. In un team affiatato, i partecipanti discutono i problemi, considerano alternative, si sfidano a vicenda, ascoltano le opinioni delle minoranze ed esaminano le ipotesi sul piatto. Ogni partecipante dovrebbe poter parlare senza timore o remore. Accade tuttavia spesso che molte persone evitano tale conflitto, confondendo disaccordo e dibattito con attacchi personali. Questo è, a mio avviso, il vero nocciolo della questione nelle discussioni più animate: la gente tende sempre a personalizzare le questione ed a vedere un'opinione diversa come un attacco personale diretto. Sta nella maturità delle persone capire il limite della discussione, ma è innegabile come un buon leader, che conosce le persone della squadra, sia fondamentale per tenere le briglie.

Proviamo ad elencare alcuni consigli per ottenere il meglio dalle riunioni.

Il leader deve prendere la parola e guidare la riunione. In caso di nuovi partecipanti, sarà compito suo presentare al gruppo la persona, chiarendo il suo ruolo e le ragioni della partecipazione. Importante è anche far presenti a tutti l'obiettivo e lo scopo della riunione. Sarà altrettanto utile evitare che la discussione prenda vie non pianificate e previste, che, se utili, potranno eventualmente essere rimandate ad una successiva specifica riunione. Se, prima dell'evento, sono circolate informazioni o documenti, sarà cura del leader verificare che tutti siano ricevuto la documentazione e siano informati sugli argomenti all'ordine del giorno.

Avete ragione, si, sembra la descrizione di una riunione di condominio. Adesso cercherò di aiutarvi nell'organizzare una vera e proficua discussione:

• inquadra il problema ed inizia con una domanda. Questo consiglio funziona sempre. Prima di tutto è necessario capire il problema e focalizzarsi su di esso. Se l'argomento è troppo ampio, si rischierà di perdere tempo. Se troppo ristretto, la discussione sarà troppo breve e si limiteranno le idee. Bisogna quindi prepararsi una domanda mirata ma sufficientemente aperta da stimolare una discussione. La domanda non deve ovviamente contenere la risposta o un invito a rispondere in un certo modo. Ad esempio: "Penso che si dovrebbe proporre un nuovo servizio di consulenza. Vorrei la vostra opinione. Cosa ne pensate? Come si potrebbe organizzare?" La domanda sarà probabilmente da stimolo per far partire la discussione. Quasi sempre l'inizio è la parte più difficile. Bisogna invitare le persone a sentirsi libere di dire la propria opinione, a stimolare obiezioni o nuove domande. Spesso risulta utile invitare le persone a proporre quante più idee diverse, incoraggiando il pensiero creativo.
• aiuta le persone più timide e timorose a parlare ed a dire la loro. In tutte le riunioni ci sono alcune persone che seguono, ascoltano, ma non dicono mai nulla. Non va bene. Alcuni sono intimiditi, vuoi per carattere, vuoi perchè nuovi assunti o le persone junior. Altri temono le conseguenze di un parere divergente rispetto al proprio superiore. Alcuni non diranno le loro vere opinioni per ragioni  di opportunità o di rapporti tra colleghi. Si tenga conto, inoltre, che alle persone introverse non piace il disagio di una discussione accesa. Eppure molte di queste persone hanno spesso un contributo importante da dare. Talvolta può essere utile fermarsi a chiacchierare con queste perone prima della riunione, rompendo il ghiaccio e facendole sentire importanti. Facendo capire che l'opinione di tutti è importante e che lo scopo della riunione è permettere a tutti gli invitati di dire la loro ed essere utili agli altri.
• rendi il clima della riunione piacevole in modo che tutti si sentano a proprio agio. E' importante creare un'atmosfera di "sicurezza psicologica". Tale espressione fu coniata nel 1999 dalla Professoressa Amy Edmondson della Harvard Business School, che la definì come ‘la certezza che una persona non sarà punita o umiliata per aver dato voce a idee, domande, preoccupazioni o errori”. Si deve cercare di promuovere un ambiente di lavoro inclusivo, nel quali tutti abbiano voglia di dire la loro opinione e si senta libero di dare voce alle proprie idee senza temere giudizi, sberleffi o ripercussioni. Un ambiente psicologicamente sicuro è caratterizzato dalla fiducia interpersonale e dal rispetto reciproco, privo di giudizi infondati o preconcetti inconsci. Di solito coincide con team più coinvolti e produttivi. Per favorire questo clima, il leader può utilizzare delle formule per dare l'esempio ("Adesso vi dico la mia idea, anche se strampalata..."), oppure sostenere chi ci prova ("Apprezzo molto che tu suggerisca...") o, ancora,  riprendere coloro che ridicolizzano gli altri ("Ti invito a portare rispetto verso le opinioni altrui, che anzi, mi sembra un'ottima visione...").
• prova a capovolgere il punto di vista. Alcune volte può risultare utile affrontare l'argomento in discussione invertendo la questione. Immaginiamo che si debba decidere di aumentare il prezzo di vendita di un prodotto. Si potrebbe partire chiedendo: "Cosa ne pensate se abbassassimo il prezzo del prodotto Z? Cosa comporterebbe secondo voi? potrebbe essere utile?". Questo approccio consente alle persone di controbattere con argomenti solidi, di ottenere la visione opposta, e quindi i benefici della proposta originaria. La gente, inoltre, tende a preferire le visioni più pessimistiche, quindi a trovare i difetti delle cose, piuttosto che i pregi. Un altro approccio è chiedere di smontare e trovare quanti più difetti possibile in una scelta. Una sorta di avvocato del diavolo esteso a tutti. Ciò aiuta a verificarne i difetti e ad identificare i rischi connessi alla decisione.

Lo scopo di ogni riunione è quello di aumentare la conoscenza del team, rendere migliori i rapporti e, in ultimo, portare a casa l'obiettivo della riunione. In conclusione, per non odiare le riunioni, basta solo renderle migliori.